EDI bei MPREIS

INVOIC (Rechnung)

Hinweis:
Diese Seite beschreibt die Anforderungen an die elektronische Rechnung, wenn die Verrechnung direkt über die MPREIS Warenvertriebs GmbH erfolgt.
Sollten Ihre Rechnungen über die MARKANT Österreich GmbH reguliert werden, gelten die Anforderungen von MARKANT. 
Für Rückfragen bzgl. Anforderungen und Ablauf der Zentralregulierung steht Ihnen Herr Müllner unter der Tel. +43 1 214 5695 50 (johann.muellner@at.markant.com) gerne zur Verfügung.

Verwendung:

Wir nutzen INVOIC ausschließlich für die Verarbeitung unserer Handelswarenrechnungen und akzeptieren Einzel- sowie auch Sammelrechnungen.

Da wir grundsätzlich bei Rechnungsdifferenzen eine Belastungsanzeige erstellen, dürfen mittels INVOIC nur Rechnungen abgewickelt werden. In besonderen Fällen akzeptieren wir nach Absprache auch Gutschriften im EDIFACT-Format (BGM+381).

Der von MPREIS verwendete Nachrichtenstandard ist UN/EDIFACT mit dem Subset EANCOM® 1997 (D.96A). Eine genaue Beschreibung der Nachrichtendefinition finden Sie unter: www.gs1.at/eancom-nachrichtenprofile-oesterreich

• für Einzelrechnungen (BGM+380): https://www.gs1.at/fileadmin/user_upload/ECR_2_INVOIC_2014_ohne_PSR_20112018.pdf
• für Sammelrechnungen (BGM+385): https://www.gs1.at/fileadmin/user_upload/ECR_INVOIC_LIEF_97_ohne_PSR_20112018.pdf

Bitte beachten Sie auch unsere Abweichungen zum Nachrichtenstandard (siehe weiter unten)!

Voraussetzungen:

Da unser elektronischer Datenaustausch ausschließlich über eXite stattfindet, müssen Sie über eine dementsprechende Anbindung verfügen. Die Bestellung mittels ORDERS sollte im Produktiveinsatz sein und unser Aufschaltprozess muss erfolgreich abgeschlossen sein.

1. Syntaxprüfung:
Sie erstellen eine Test-INVOIC und senden diese zur Syntaxprüfung per Email mit dem Betreff: „MPREIS Invoic-Syntaxprüfung“ an mpreis@editel.at. EDITEL wird diese Datei syntaktisch prüfen und Ihnen ein Prüfprotokoll, evtl. auch notwendige Korrekturen Ihrer Test-INVOIC, zukommen lassen.

2. Testphase:
Liegt uns ein fehlerfreies Prüfprotokoll von EDITEL vor, senden Sie uns eine aktuelle Rechnung mit einem Testflag an unsere Mailboxadresse (9005015203003) bei eXite und informieren uns per Mail den Versand. Da wir über kein EDI-Testsystem/ Testmailboxadresse verfügen, bitten wir Sie uns nur in Absprache (edi@mpreis.at) Test-INVOIC-Nachrichten zu übermitteln!

Bitte überprüfen Sie vor dem Versand Ihre Testrechnung und vermeiden Sie häufig vorkommende Fehler, wie z.B.:

• Falsche GLN der Käufers. Wir akzeptieren nur Rechnungen mit der GLN 9005015203010 im Segment NAD+BY.
• Abweichende Anlieferstelle zu unserer Bestellung im Segment NAD+DP.
• Fehler im Verhältnis GTIN/Menge/Preis (innerhalb einer Position): Diese drei Größen müssen sich immer auf die gleiche logistische Einheit beziehen (z.B. jeweils auf die Verbrauchereinheit).
• Fehlende Meldeinformation (IGL) bei steuerbefreiter innergemeinschaftlicher Lieferung.

Wir werden Sie über die Ergebnisse unserer Tests informieren und gegebenenfalls weitere Testrechnungen anfordern. Nach erfolgreicher Prüfung erhalten Sie dann die Freigabe für den Paralleltestbetrieb.

3. Paralleltestbetrieb:
Im Paralleltestbetrieb senden Sie uns zusätzlich zu Ihrer Papierrechnung Ihre EDI-INVOIC ohne Testflag.

In dieser Phase vergleichen wir Ihre Papierrechnungen mit Ihren elektronischen Rechnungen. Sollten keine gravierenden Abweichungen auftreten werden wir Sie über den Starttermin des Echtbetriebes informieren.

4. Echtbetrieb:
Mit dem Starttermin des Echtbetriebs stellen Sie bitte den Versand der Papierrechnung ein. Ab diesem Zeitpunkt stellt ausschließlich die elektronische INVOIC-Nachricht das steuerrechtlich relevante Dokument dar.

Da MPREIS die Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit der elektronisch übertragener Rechnungsdaten mittels innerbetrieblichem Steuerungsverfahren gewährleistet, wird keine gesonderte EDI-Vereinbarung benötigt.

MPREIS-spezifische Abweichungen zum Standard:

Bei Einzelrechnung (BGM+380) für Anlieferungen an unser Zentrallager oder Direktlieferungen an unsere Filialen:
NAD+SU:	zusätzlich Firmenname und Anschrift als MUSS im UNB Kopf-Segment
NAD+BY:	zusätzlich Firmenname und Anschrift als MUSS im UNB Kopf-Segment
DTM+35:LieferDatum:102:	zusätzlich das Anlieferdatum als MUSS im UNB Kopf-Segment
NAD+DP+GLN-Anlieferstelle::9:	zusätzlich die GLN der Anlieferstelle als MUSS im UNB Kopf-Segment
Bei Sammelrechnungen (BGM+385) für Anlieferungen an unser Zentrallager oder Direktlieferungen an unsere Filialen:
NAD+SU:	zusätzlich Firmenname und Anschrift als MUSS im UNB Kopf-Segment
NAD+BY:	zusätzlich Firmenname und Anschrift als MUSS im UNB Kopf-Segment
DTM+35:LieferDatum:102:	zusätzlich das Anlieferdatum als MUSS in den Positionen
NAD+DP+GLN-Anlieferstelle::9:	zusätzlich die GLN der Anlieferstelle als MUSS in den Positionen

 

Hinweis: Bei nicht vorhandener EDIFACT-ORDER für Direktlieferungen an unsere Filialen können Sie das Feld BestellNr(RFF+ON) leer lassen.